Informativa per i Volontari
artt. 13-14 del Reg.to UE 2016/679
L’informativa è un obbligo generale che va adempiuto con la raccolta diretta di dati personali. Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato, l’informativa va fornita entro un termine ragionevole, oppure al momento della comunicazione (non della registrazione) dei dati (a terzi o all’interessato). Ai sensi del Regolamento Generale per la Protezione dei Dati personali delle persone fisiche (GDPR – Reg.(UE)2016/679), la scrivente organizzazione, titolare del trattamento, informa di quanto segue:
FONTI E CATEGORIE DEI DATI PERSONALI
I dati personali in possesso della scrivente organizzazione sono raccolti direttamente presso gli interessati e da loro direttamente e liberamente forniti e presso terzi. Nel loro complesso i dati personali trattati riguardano:
· dati anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza - via, cap, località, telefono, codice fiscale, stato civile);
· dati del curriculum vitae per attività e posizione professionale in seno alla propria Associazione;
· dati contenuti nella scheda del volontario;
· dati di lavoro (n. di matricola, dati banca d'appoggio);
· immagini (es. fotografia apposta sul badge associativo, su internet).
· dati contenuti nei certificati medici di idoneità psico-fisica;
· dati relativi alla professione;
Ulteriori dati potrebbero anche essere raccolti relativamente a:
· strumenti utilizzati dal volontario per rendere la prestazione lavorativa (es. computer, tablet, autovetture, telefono, software, ecc.);
· strumenti di registrazione degli accessi;
Potrebbero anche essere raccolti:
· dati di categorie particolari, con cui si intendono quelli idonei a rivelare l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute (es. certificati relativi alle assenze di malattia, maternità, infortunio, idoneità sanitaria, avviamenti obbligatori, allergie, stato vaccinale, intolleranze alimentari) e la vita sessuale, quelli biometrici identificativi e genetici (sebbene questi ultimi non siano assolutamente trattati);
· dati giudiziari, con cui si intendono quelli idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi del codice di procedura penale.
FINALITA' E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
I dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività svolta dalla scrivente organizzazione e secondo le seguenti finalità (per ciascuna delle quali tra parentesi è indicata la base giuridica mediante riferimento agli articoli del GDPR):
a) adempimento delle prescrizioni relative al rapporto di attività volontaristica svolta per conto della propria Associazione, secondo quanto imposto dalla legislazione vigente in materia, sia dalle Convenzioni in essere (GDPR art.6 co. 1 lett. b), c));
b) finalità connesse con lo scopo e la natura dell’associazione, come previsto dallo statuto (GDPR art.6 co. 1 lett. b));
c) finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con gli interessati (GDPR art.6 co. 1 lett. b) e 9 co. 2 lett. b)), in particolare gli adempimenti connessi a norme civili, fiscali, tributarie, contabili, retributive, previdenziali, assicurative, ecc. ovvero ad es. elaborazione e pagamento delle retribuzioni ovvero di ogni altro emolumento in denaro o in natura o benefit, previsto dalla legge o da contratti collettivi o individuali, acquisizione di informazioni preliminari, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti da contratti come eventuale assistenza fiscale, ecc.;
d) finalità connesse a obblighi previsti da leggi, es. fruizione delle agevolazioni di cui alla L.104/1992, medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge (GDPR artt. 6 co. 1 lett. c) e 9 co. 2 lett. b), h));
e) per esigenze organizzative e produttive, di comunicazione, nonché di valutazione, pianificazione e gestione dell’attività, per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziale e stragiudiziale (legittimo interesse, GDPR artt. 6 co. 1 lett. f) e 9 co. 2 lett. f)) della scrivente organizzazione e del volontario stesso;
f) per il trattamento (ad esclusione della comunicazione) nell'ambito delle legittime attività dell’associazione di dati appartenenti a categorie particolari di dati personali (relativi allo stato di salute, all’origine razziale ed etnica, alla vita ed orientamento sessuale, biometrici o genetici) (GDPR art.6 co. 1 lett. c));
g) ulteriori finalità per le quali può essere richiesto un esplicito consenso (GDPR art.6 co. 1 lett. a) e 9 co. 2 lett. a)), funzionali all'attività dell’associazione come, ad esempio, per la registrazione e pubblicazione di foto e video (es. sul sito web istituzionale), invio periodico di comunicazioni elettroniche, etc. per gli scopi istituzionali, di comunicazione e promozione dell’Associazione.
CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DI CONFERIRE I DATI
Il conferimento dei dati raccolti presso l’interessato è facoltativo ma indispensabile al fine dell’elaborazione degli stessi per le finalità alle lettere a), b), c), e d). Nel caso in cui gli interessati non comunichino i propri dati indispensabili e non permettano il trattamento, non sarà possibile dar seguito agli obblighi contrattuali intrapresi, con conseguente pregiudizio per il corretto assolvimento di obblighi normativi, quali ad es. quelli contabili, fiscali, amministrativi, associativi, ecc.
Per tutti i dati non indispensabili, compresi quelli di categorie particolari, il conferimento è facoltativo.
In mancanza di consenso o di conferimento incompleto od errato di taluni dati, compresi quelli di categorie particolari, gli adempimenti richiesti potrebbero risultare tanto incompleti da arrecare pregiudizio o in termini di sanzioni o di perdita di benefici, sia per l'impossibilità di garantire la congruità del trattamento stesso alle obbligazioni per cui esso sia eseguito, sia per la possibile mancata corrispondenza dei risultati del trattamento stesso agli obblighi imposti dalle norme di legge cui esso è indirizzato, intendendo esonerata la scrivente organizzazione da ogni e qualsiasi responsabilità per le eventuali sanzioni o provvedimenti afflittivi.
MODALITA' DI TRATTAMENTO DEI DATI
Per trattamento dei dati si intende la loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modificazione, cancellazione e distruzione ovvero la combinazione di due o più di tali operazioni. In relazione alle sopraindicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza; i dati personali saranno dunque trattati nel rispetto delle modalità indicate nell’art. 5 Reg.to UE 2016/679, il quale prevede, tra l'altro, che i dati siano trattati in modo lecito e secondo correttezza, raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, esatti, e se necessario aggiornati, pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato con particolare riferimento alla riservatezza e alla identità personale, mediante misure di protezione e sicurezza. La scrivente organizzazione ha predisposto e perfezionerà ulteriormente il sistema di sicurezza di accesso e conservazione dei dati. Non è svolto un processo decisionale automatizzato (ad es. di profilazione).
TRASFERIMENTI EXTRA UE
Il trattamento dei dati avverrà prevalentemente in Italia e all’interno dell’Unione Europea. Tuttavia, i dati potranno essere trasferiti anche verso Paesi extra-UE ed extra-SEE qualora ciò risulti funzionale all’efficiente perseguimento delle finalità sopra indicate, nel pieno rispetto delle garanzie previste dal Regolamento (UE) 2016/679.
In particolare, il trasferimento verso Paesi terzi potrà avvenire per l’utilizzo di servizi di archiviazione cloud (Dropbox e Google Drive), i cui archivi possono trovarsi in Paesi EXTRA-UE (USA). Tali trasferimenti avvengono sulla base della Decisioni di adeguatezza (art. 45) della Commissione Europea in merito al cosiddetto EU-US Data Privacy Framework, l’accordo che regolamenta il trasferimento di dati personali tra Unione europea e USA.
PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali saranno conservati, in generale, fintanto che perdurano le finalità del trattamento: ad esempio saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la sua conclusione per tutto il periodo in cui potrebbero insorgere contenziosi di lavoro.
CATEGORIE DI DESTINATARI
I dati personali conferiti dall’aspirante volontario (ad es. nome, cognome, codice fiscale, indirizzo completo, telefono, e-mail) potranno essere comunicati:
· a incaricati e responsabili del trattamento, tanto interni all’organizzazione della scrivente, quanto esterni, per la gestione del rapporto contrattuale (elaborazioni amministrative, fatturazione, etc);
· LILT sede centrale;
· nei casi ed ai soggetti previsti dalla legge.
I dati non saranno oggetto di diffusione a meno di disposizioni di legge contrarie.
In particolare, potranno essere comunicati:
• alle pubbliche Amministrazioni per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti, da contratti collettivi e/o aziendali e/o individuali di lavoro (ad es.: Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, ecc.);
• Amministrazione regionale;
• Assessorato alla Sanità, Salute e Politiche Sociali;
• a Soggetti incaricati dal Titolare per attività di verifica e controllo (ad es.: Collegio Sindacale, Organismo di vigilanza di cui alla Legge n. 231/01, revisori, ecc);
• a Banche per accreditare le retribuzioni ed espletare altre operazioni di credito richieste dai volontari;
• a Fondi di previdenza e pensionistici e Fondi integrativi e società che erogano servizi di Welfare aziendale;
• a Società / Studio di consulenza del lavoro per l'adempimento degli obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali del personale dipendente;
• Medici, studi medici, o altri soggetti incaricati dal Titolare in materia di medicina del lavoro, prevenzione, ecc.
• a Società terze per certificazioni qualità, corsi di formazione, erogazione pasti, erogazione DPI; per espletamento degli obblighi inerenti contratti di appalto e fornitura e/o di somministrazione di lavoro; per l'ottemperanza degli obblighi in materia di prevenzione, sicurezza e igiene del lavoro e per le finalità di security;
• a Società di trasporto, di noleggio auto, operatori telefonici;
• a enti, organizzazioni, fondazioni, società che erogano contributi o valutano progetti per le finalità di rendicontazione (anche mediante copia delle buste paga);
• all'estero in ambito UE e Extra UE, ad enti ed istituzioni per le finalità istituzionali del nostro Ente;
• ad Avvocati o studi legali per questioni relative alla redazione, modifica, esecuzione o cessazione del rapporto di lavoro nonché nel caso di controversie direttamente o indirettamente connesse con il rapporto di lavoro fra il Titolare e l’interessato;
• ad Organizzazioni sindacali cui Lei abbia conferito specifico mandato e Organizzazioni imprenditoriali cui aderisce il Titolare;
• ad Altre categorie di soggetti per il perseguimento delle legittime finalità di cui sopra.
Inoltre, senza il preventivo generale consenso dell’interessato alle comunicazioni a terzi, sarà possibile dar corso esclusivamente ai servizi che non prevedono tali comunicazioni. In caso di necessità saranno richiesti specifici e puntuali consensi e i soggetti che riceveranno i dati li utilizzeranno in qualità di autonomi titolari.
DIRITTI DELL’ INTERESSATO
In ogni momento potrà: esercitare i Suoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, assenza di processi di decisione automatizzati) quando previsto nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi degli artt. dal 15 al 22 del GDPR (consultabili al seguente Link https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=IT#d1e2168-1-1); proporre reclamo al Garante (www.garanteprivacy.it); qualora il trattamento si basi sul consenso, revocare tale consenso prestato, tenuto conto che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
RECAPITI E CONTATTI
Il Titolare del trattamento è LILT – LEGA ITALIANA PER LA LOTTA CONTRO I TUMORI ASSOCIAZIONE DELLA REGIONE AUTONOMA VALLE D'AOSTA – ODV, con sede in in Via Xavier de Maistre 24 – 11100 Aosta (AO).
I recapiti sono: telefono +39 016531331; e-mail info@legatumoriaosta.it
L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile a richiesta.